5 уровней организации удаленной работы
(или почему вы скорее всего на втором)

Как организовать удаленную работу? На этот вопрос каждая компания имеет свой уникальный ответ. Особенно в условиях коронавируса, когда четверть населения сидит дома. Удаленка — такой же бизнес-процесс, как и HR, маркетинг и PR, требующий постоянного изучения и развития. И уровень "прокачки" организации удаленной работы можно разделить на 5 уровней.
Если вам срочно нужно организовать конференцию, воспользуйтесь Онлайн-конференцией Mind, подробнее о ценах можно узнать по этой ссылке, также вы можете бесплатно попробовать платформу.

Содержание:

Удаленка по почте
Имитация настоящего офиса в онлайне
Адаптация к удаленной работе
Асинхронная коммуникация
Нирвана
Полезные ссылки

Удаленка по почте

На этом этапе компания не сделала ничего определенного, чтобы поддержать и улучшить удаленную работу.

Главный способ коммуникации в такой компании — электронная почта, иногда созвоны в мессенджерах, еще реже — онлайн-конференции (которые они, скорее всего, проводят в Skype).

Что касается рабочих процессов — весомую их часть, которую сотрудники выполняли в офисе, они отбросили, снизив продуктивность до уровня частичной занятости.

На этом уровне оказались 95% компаний, экстренно перешедших на удаленку в связи с коронавирусом.

Имитация настоящего офиса в онлайне

Это то состояние организации процессов, в котором находится большинство компаний сейчас, спустя 2,5 месяца с начала самоизоляции. Обычно это традиционные компании.

Чтобы сделать организацию удаленной работы для таких компаний еще проще, мы разработали Онлайн-офис — виртуальную комнату-офис, в которой сотрудники проводят весь день с выключенным микрофоном. Это удобно и позволяет сохранить привычный уклад вещей, пока история с коронавирусом не прекратится. Продуктивность команды в таком случае будет на уровне офисной. Узнайте об Онлайн-офисе больше.

На этом уровне у сотрудников есть доступ к платформе видеоконференцсвязи (например, Mind), корпоративным мессенджерам (например, Slack), и почте. Но вместо того, чтобы адаптироваться к новым условиям, такие компании имитируют настоящий офис в, по сути, уже цифровом мире.

В таком подходе есть один существенный минус: имитация направлена на сохранение привычек, а не все привычки являются хорошими. Для наглядности: тут вы встретите видеоконференции на 10 человек там, где хватило бы и двух, постоянные сообщения в Slack без надобности по 40 раз в день, отвлекающие каждого сотрудника и тяжело дающиеся всем ответы на электронные письма. Как правило, в таких компаниях требуют отвечать как можно быстрее. На коммуникацию отводится до 40% времени, что не есть хорошо.

На этом уровне от сотрудников жестко требуют находится на рабочем месте с 9 до 5, вкупе с, по сути, шпионским софтом, который отслеживает весь трафик и активность сотрудника в это время.

Если ваша компания сейчас находится тут, то впереди у вас еще долгий путь.

Адаптация к удаленной работе

На этом этапе компании начинают адаптироваться к удаленной работе, пользуясь положительными моментами. Например, появляется привычка хранить все на облачном диске, раздавая доступ к условному Google-доку, в котором в онлайн-режиме можно наблюдать за процессом, а в дизайн-студиях вместо неповоротливого Photoshop приходит шустрая и облачная Figma.

Если у вас многонациональная компания, то один из удачных примеров использования Google Docs — записывать туда основные моменты во время обсуждения. Участники видеоконференции также имеют доступ к документу, исправляя неточные моменты. Таким образом проблема "сломанного телефона", существующая на предыдущих двух уровнях, устраняется.

На стадии адаптации бизнес начинает помогать сотрудникам с покупкой хорошего оборудования — например, шумоподавляющие микрофоны или лампы мягкого освещения для видеозвонков.

Эффективное общение в тексте становится критически важным для компаний, которые работают удаленно. В таких компаниях не принято беспричинно прыгать в конференцию, большая часть коммуникации строится на текстовых сообщениях в Slack или подобных ему сервисах, поэтому постепенно начинают формироваться регламенты ведения удаленной работы.

В таких компаниях нередки случаи, когда даже процесс найма новых сотрудников ведется по переписке, почти полностью исключая видеозвонки.

Что касается регламента для видеовстреч:

  • Сотрудник приглашает коллег к видеоконференции, только если это критически необходимо настолько, что не может быть решено другим способом (позвонить в мессенджере, написать на почту и т. д.)
  • Максимальная длина веб-конференции — 15 минут, пролонгируется только в критических ситуациях
  • У каждого созвона есть определенная цель и ожидания от него
  • Приглашать только тех участников, принятие решения без которых невозможно
  • На конференциях нужно согласовывать план действий и дату завершения задач
  • Ни в коем случае не использовать видеозвонки просто для того, чтобы проинформировать коллег — в таких случаях используются массовые почтовые рассылки или каналы в Slack

Асинхронная коммуникация

"Я отвечу на это, когда у меня будет на это время" — фраза, которой можно описать подход к организации удаленной работы в таких компаниях.

Реальность такова, что не на все сообщения нужно отвечать сразу и не ко всем задачам необходимо приступать немедленно.

Разумеется, если вопрос срочный, то тип коммуникации должен это отражать — например, можно набрать коллегу в мессенджере или в Mind.

Кроме очевидного преимущества в виде того, что вы даете коллегам время на раздумья, и ответы получаются более осмысленными и рациональными, люди делают меньше ошибок в принятии решений при таком подходе к коммуникации.

По словам Роберта Грина, если вы хотите отодвинуть эмоции в сторону, просто дайте себе немного времени "на подумать". Давая людям это время, вы будете получать в ответ те решения, которые действительно были обдуманы человеком, а не то, что первое пришло в голову. Чем больше времени ваша команда проведет в таком режиме, тем больше правильных решений примет в сравнении с предыдущими уровнями, поэтому эффект аккумулятивный.

Для того, чтобы избежать перебрасывания ответственности друг на друга, разрабатываются следующие правила:

  • В письме должны быть отражены все факторы, которые могут повлиять на решение касаемо задачи
  • Обязательна дата завершения задачи
  • Должен быть предусмотрен план Б на случай, если исполнитель не может приступить к задаче

Например:
Привет, Максим!

Скинул тебе материалы для новой рекламной кампании, прошу согласовать их до 14:00 этой среды.

Прикрепил ТЗ и целевые показатели, которых планируем достичь. Если есть какие-то сомнения — звони по номеру 8 (800) xx-xx-xxx

Компании, которые действительно интегрировали асинхронную коммуникацию в корпоративную культуру, далеко шагнули за пределы индустриальной революции, где основной метрикой производительности являются часы, проведенные на работе, а присутствие на рабочем месте с уровнем продуктивности, как это было на всех заводах.

Эксперты считают, что команды, работающие в режиме асинхронной коммуникации, способны обогнать локальные компании, в которых сотрудники обязаны сидеть на рабочем месте с 9:00 до 17:00, в три раза, если измерять эффективность.

Проснувшиеся ночные совы

Фактор, о котором мы не упомянули — свои биоритмы у каждого человека. Ученые считают, что они устанавливаются еще при рождении — ты либо ночная сова, либо ранняя пташка.

В разных исследованиях приводятся разные цифры, но из них становится понятно, что от 30 до 40 процентов населения Земли — ночные совы, что, по сути, означает, что привычный режим 9:00 — 17:00 губит потенциал эффективности почти половины планеты.

Рабочий день в среднем начинается в 7 или 8 утра, а ночные совы, проснись они так рано, чувствуют себя разбитыми. Некоторые ученые называют это "социальным джетлагом" — ощущением, которое похоже на состояние после ночного перелета из одной страны в другую.

Асинхронная коммуникация дает возможность таким людям раскрыть свой потенциал продуктивности, хоть это и непривычно поначалу, когда весь мир работает в ином графике от тебя.

Нирвана

Пятый уровень удаленной работы — компания, эффективность которой во много раз превышает коллектив, работающий в офисе. Эксперты считают, что для достижения подобного нужно помогать создавать сотрудникам рабочую среду у себя дома.

Полезные ссылки

Работа из дома — привилегия, каковой не каждый располагает, поэтому давайте постараемся быть более избирательны к тому, как мы работаем и пробовать новые способы организации удаленного офиса.

Расскажите в комментариях, с чем вы согласны или не согласны? И на каком условном уровне из представленных в статье, находится ваша компания?

Руководителям, прежде работавшим только с инхаус-командой, которая находится в офисе, очень трудно организовать удаленный офис в вынужденно краткие сроки. Эта статья — подробный гайд для компаний по переводу сотрудников на удаленную работу.


Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!
Бесплатная пробная версия
Попробуйте премиум-лицензию для организации онлайн-конференции, удаленного офиса или дистанционного обучения.
Показать ещё

Попробуйте продукты Mind

Оцените функциональность профессиональных систем видеоконференцсвязи

Шаблоны для различных сценариев использования
Предварительно настроенные шаблоны:
Подключение аппаратных кодеков
Осуществляйте трансляцию с аппаратных кодеков ведущих производителей в качестве докладчика с целью улучшения качества вебинара.
Аудио-вебинары
Проводите аудио-вебинары в целях экономии или на плохом интернете.
Активация по голосу
Всем участникам доступна раскладка с функцией автоматического определения активного докладчика.
Администрирование
Управляйте мероприятиями централизованно из единого места вне зависимости от типа инсталляции и ее географического распределения.
Модерация
Добавьте слой модерации для ваших публичных мероприятий добавив ограничения прав для участников.
Подключение телефонных абонентов
Приглашайте абонентов мобильной и стационарной телефонии в вебинар Mind в качестве участника.
До 10 докладчиков
Видео докладчиков транслируется всем участникам вебинара.
До 1000 интерактивных участников
Участники вебинара могут общаться с докладчиками и между собой при наличии доступа к микрофону.
До 10000 модерируемых участников
Участники вебинара осуществляют коммуникацию в режиме модерируемого чата.
До 100000 зрителей при трансляции в Youtube
Зрители не являются интерактивными участниками вебинара, но могут наблюдать за трансляцией в Youtube или на вашем сайте. Просто вставьте ссылку iFrame, чтобы начать трансляцию Вебинара.
HD качество
Проводите вебинары в высоком разрешении при наличии высокоскоростного доступа в интернет.
Доступ к экрану
Поделитесь своим экраном с другими участниками вебинара.
Чат и дополнительные инструменты
Повышайте продуктивность обучения и совместной работы за счет групповых чатов, встроенных инструментов совместной работы.
Трансляции на внешние ресурсы
Повышайте охват аудитории за счет возможности трансляции вебинаров на внешние ресурсы.
Предварительно записанное видео
Поделитесь записанным скринкастом, любой видеопрезентацией или записью прошлого вебинара. Просто загрузите и проиграйте.
Опросы и голосования
Оценивайте эффективность ваших мероприятий с помощью интегрированных опросов и голосований.
Напоминания
Отправляйте автоматические напоминания о приглашении на мероприятие и о скором старте мероприятия.