Работайте эффективнее

Видео, аудио и веб-конференции с инструментами совместной работы для повседневного использования

Глобальные системы видеоконференции и системы групповой работы

Видеоконференция — технология, позволяющая провести совещание между пользователями, которые находятся на расстоянии друг от друга. Видео и аудио передаются в режиме реального времени без задержек и прерываний. Скорость передачи данных зависит от качества интернет-соединения.

Данная технология полностью задействует возможности персонального компьютера или мобильного телефона. Обмен данными происходит в интерактивном режиме, позволяя мгновенно видеть, слышать и реагировать на сообщения собеседника.

Бурное развитие компьютерных технологий, повышение мощности и необходимость в быстрые передачи информации привели к развитию и росту спроса на видеоконференцсвязь. Никого не удивишь возможностью получения дистанционного образования, создания переговорных комнат из пользователей, находящихся в разных часовых поясах и странах, упрощению связи и контакта. Эта технология привела к тому, что любой пользователь может с легкостью связаться с нужным абонентом, который может находится в другой точке мира, тут же получить от него электронные данные и отобразить их у себя на компьютере.

Данная технология сравнительно недавно используется в мировой практике. Начавшись с банального эксперимента и фантазий кинорежиссеров, видеосвязь стала практичным и надежным способом автоматизации некоторых рутинных процессов в организациях и домашнем быту. Она не только упростила и усовершенствовала стандартный телефонный звонок, но и помогла сэкономить время и миллиарды долларов на аренде помещений, поездках до конференц-залов, командировках сотрудников и прочем.

Свое развитие, как средство связи, технология получила в середине 90-х годов. Только за 1995 год в США более 100 тысяч компаний оснастили рабочие места видеосвязью для быстрого обмена информацией между руководством и подчиненными внутри офиса и разными филиалами. В следующий год, эта цифра выросла до 350 тысяч организаций, а в 1998 году достигла отметки в 3,5 миллиона фирм.

Затем, видеоконференцсвязь стала распространяться в Европе и Азии, захватив местные рынки. В СНГ технология добралась сравнительно недавно, но уже повсеместно распространена и породила новые ниши.

Так, появилось направление «удаленное диагностирование оборудования или человека». Высококлассные специалисты с помощью видеозвонка могут провести диагностику оборудования, вышедшего из строя из любой точки мира, экономя время и деньги на поездки. Врачи удаленно оказывают помощь пациентам, принимая их благодаря простому звонку по видеокамере.

Сфера образования получила новое вдохновение благодаря проведению вебинаров, записи лекций и семинаров, прямым эфирам коучей и наставников. Появилась возможность удаленного обучения любой профессии и специальности, получения консультации от ведущих мировых специалистов и прохождения курса даже из самого дальнего уголка планеты.

Раньше, организация и проведение видеоконференций стоили дорого. Компании тратили десятки тысяч долларов чтобы приобрести оборудование, настроить его и обучить персонал взаимодействовать с ним. Сейчас все изменилось. Появилось множество платформ, предоставляющих полный функционал видеозвонка за минимальные суммы. Все упростилось до банального нажатия клавиши мыши. Для более широкого спектра услуг есть различные пакеты с возможностью аудио- и видеозаписи и другими преимуществами.

Серьезный скачок в популяризации данной системы произошел благодаря развитию интернета. С увеличением скорости соединения и охвата покрываемых областей, организовать видеосвязь между двумя абонентами стало проще. Повысилось качество входящего и исходящего видео, в звуке стало меньше помех и искажений, а также увеличилась стабильность и безопасность звонка.


Видеоконференции классифицируются по числу одновременно подключенных устройств:

  • Настольные (связь происходит между двумя устройствами). Предназначается для видеозвонков по личным или деловым вопросам.
  • Студийные (одно устройство контактирует с несколькими). Данный тип используют при проведении выступлений перед широкой аудиторией.
  • Групповые (одна группа контактирует с другой группой). Применяется при групповых звонках, совещаниях, планерках.

Настольные видеоконференции — первое с чего начало свое распространение в массы система видеозвонков. Данное ответвление не требует дорогостоящего оборудования, сложных настроек системы, ведь все сводится к подключению двух абонентов и установлению связи между ними. Данной технологией стали пользоваться в повседневной жизни, в решении деловых вопросов и в организациях для быстрой коммуникации между сотрудниками. Благодаря своей простоте она произвела настоящий эффект бомбы, мгновенно войдя в жизнь общества.

Все, что требуется для установления настольной видеоконференцсвязи — это устройство, микрофон, камера и интернет. Далее, пользователи подключаются к платформе или используют voip-программу и связываются между собой.

Студийная связь позволила сфере образования и консалтинга получить новый виток в развитии. Ее смысл заключается в том, что один спикер одновременно общается с несколькими участниками, рассказывая лекцию и участвуя в интерактиве. Это упрощает процесс получения знаний и освоения профессий. Кроме того, что информация усваивается на слух, зритель визуально видит собеседника или презентацию, что укрепляет услышанные сведения.

В этом же направлении используется и другой вид совместной связи — доски объявлений. Их смысл заключается в создании отдельного экрана или места на общем экране, где можно наглядно продемонстрировать цифры, сделать эскиз или таблицу с данными, упрощая восприятие информации.

При взаимодействии группа с группой (групповые звонки) необходимо более мощное оборудование и подключение к сети интернет. В связи с увеличением числа собеседников возрастает нагрузка на оборудование и канал, что может сказаться на стабильности и качестве звонка.

При групповом взаимодействии появляется возможность быстрого решения и обсуждения корпоративных задач, назначение одного или нескольких спикеров, создания публичного выступления и демонстрации рабочих документов. При увеличении аудитории нужно позаботиться о повышении стабильности соединения и работоспособности оборудования.

Каждое из направлений видеоконференций и систем групповой работы имеет свое предназначение, технические характеристики и стандарты. Нужно это учитывать прежде, чем выбирать на платформе определенный пакет с видом связи.


Преимущества и недостатки видеосвязи

Видеосвязь обладает массой преимуществ и небольшим числом недостатков, которые, практически, не оказывают никакого влияния на общение. Основными сложностями, возникающими при использовании одновременной связи с несколькими участниками, является стабильность интернета. При качественном подключении повышается разрешение видео и слышимость собеседника. Стоит отметить, что важно обращать внимание на используемую гарнитуру и веб-камеру, чтобы они отвечали современным требованиям и стандартам.

Платформы, предоставляющие глобальную видеосвязь обладают мощными серверами с высокой пропускной способностью. За их работоспособность отвечают профессионалы, курирующие за день проведение тысячи звонков.

К достоинствам видеоконференцсвязи относят:

  • возможность видеть собеседника, что создает эффект присутствия и живого общения;
  • демонстрация презентации при проведении деловых переговоров, коучинге или консалтинге;
  • при выдаче прав владельца устройства, удаленный доступ в целях настройки или демонстрации услуги, программы или приложения;
  • экономия времени на поиск и договоры о предоставлении места для переговоров
  • защита персональных данных от утечки информации и их передаче третьим лицам.

Стандартная система осуществления видеоконференции представляет мультимедийный компьютер с процессором обработки поступающего и исходящего видео и звука, и встроенными или прикладными видеокамерой и микрофоном.

Варианты сетевого решения:

  • локальная сеть;
  • интернет;
  • телефонная сеть
  • цифровая сеть.

Для быстрой передачи данных используется локальная сеть. Она образуется из подсоединенных в одну сеть нескольких компьютеров, где передача данных достигает 100 Mbps. Подобная скорость значительно повышает стабильность видеосвязи, уровень соединения и качество передачи данных. Однако, под видеоконференцсвязь стоит выделить отдельный канал, который не будет загружен передачей других данных.

Также нужно соблюдать стандарты соединяемых между собой устройств. Н.320 считается самым распространенным пакетом, который поддерживают многие телефоны и компьютеры. Данный пакет определяет поддерживаемые форматы видео и аудио, цифровую обработку и стабильность работы основных протоколов.

Поддержка ключевых протоколов сводится к упрощению соединения между устройствами. Так, к примеру, одно предприятие может приобрести однотипные компьютеры, работающие на стандартной системе, что упрощает и экономит создание и подключение видеосвязи. Также, это устраняет процесс фиксации и настройки отображения кадров, снижая задержку между ними до минимума.

При обработке и сжатии аудио все обстоит гораздо проще. Это основывается на работе человеческого слухового аппарата, который воспринимает звуки в диапазоне частот 20 Герц до 20 кГерц. Благодаря данной особенности производители делают упор на качественный звук и средства обработки информации.

В США и странах Европы видеоконференцсвязь набирает широкую популярность. Все большее число компаний переходят на данный вид переговоров, о чем и судит официальная статистика: 20% американских организаций используют видеосвязь в корпоративной культуре. Более 50% планируют внедрить этот тип сетевого решения в ближайшие 3 года.

Также популярен такой способ взаимодействия, как видеопочта — вид связи между абонентами, где им необязательно одновременно находится онлайн. Можно оставить видеосообщение и второй абонент просмотрит его, когда ему будет удобно. Это поистине революционное решение в вопросе контактирования между людьми.


Глобальные системы видеоконференции и системы групповой работы

Групповая работа — совместная деятельность 25-30 человек над решением поставленных задач. Их работа курируется со стороны или внутри коллектива руководителем, дабы отсекать лишние действия и сконцентрировать усилия на выполнении задания.

Методы групповой работы берут свое начало в социальной психологии, где были разработаны основы взаимодействия внутри коллектива. Однако, здесь важен не только микроклимат в группе, но и мотивация и техническое оснащение команды.

Для повышения эффективности и качества взаимодействия обучения, решения задач используется группа, как одна из форм взаимодействия. Здесь важна «зрелость» участников коллектива, уровень их контакта между собой, фокус, сильный лидер и воодушевляющая цель.

Видеоконференция помогает улучшить данные показатели, позволяя постоянно поддерживать связь между участниками коллектива. Процесс сводится к общим звонкам, обсуждениям рабочих моментов, курированию курса движения и мотивации команды.

Задача автоматизации групповой работы сводится к созданию единого пространства, где будет происходить обмен сообщениями, конференцсвязь, общее хранилище материалов и поиск в нем нужных данных, постановка задач и контроль их выполнения.

Выделяют 3 уровня взаимодействия:

  • по средству связи
  • электронная и голосовая почта;
  • факс.по интерактивному взаимодействию
  • телефонные конференции;
  • видеоконференцсвязь;
  • чат;
  • форум.
  • по средству управления
  • календарь;
  • учет документооборота;
  • база данных;
  • контроль выполнения задач.

Выбор платформы для групповой работы сводится к тесту Роршаха. В нем объясняется, что два человека по-разному воспринимают один и тот же объект. У каждого создается собственное субъективное ощущение, которое никак не похоже на восприятие другого. Один человек обращает внимание на цвет, второй — на форму.

При выборе системы видеосвязи внутри коллектива могут начаться разногласия, ведь каждый будет превозносить совершенно разные детали. Кто-то обратит внимание на технические составляющие, другой — на дизайн, третий — на уровень поддержки. Важно поручить принять решение лидеру, дабы он, выслушав мнение каждого, сделал взвешенный выбор.

Коллективная работа в Сети появилась благодаря возникновению Lotus Notes. Они первыми решили объединить усилия группы в один механизм, предоставляя открытый доступ к нужной информации каждому участнику. Постепенно стали появляться аналоги, отличавшиеся системой безопасности, службой каталогов, API, интерфейсом и прочими параметрами.

В системах автоматизации работы группы стали появляться маршрутизаторы сообщений, рассылки копий разным адресатам, средства управления. Собственные клиенты постепенно преобразовались в открытых и службы, которые можно корректировать по своему усмотрению. Это позволило снизить зависимость от поставщиков протоколов, расширить творческий подход и упростить процесс интеграции в разнородные вычислительные среды.

«Интрасеть» — размещение программ корпорации внутри собственной сети, закрытой от внешнего доступа. Это позволило защищать данные от утечки, вносить корректировки в работу серверов и системы передачи данных, настраивать работу по собственному усмотрению.

Сейчас упор идет на «экстрасеть», где поставщики протоколов и клиентских служб открывают доступ к web-серверам для использования информации партнерами.

Ниже подробно рассмотрим четыре поставщика систем групповой работы

У каждого разработчика основное внимание сосредоточено на электронной почте. Она считается вторым по популярности приложением по взаимодействию с Web (после браузеров). GroupWise и Domino отличаются высоким качеством поставки содержимого, сохраняя оформление письма. При интеграции с корпоративными службами управления упрощается работа, а при наличии шлюзов технология позволяет отправлять электронные письма в другие системы. Netscape, также, позволяет сохранить структуру письма, однако формат преобразовывается в html.

В интернет, та жа компании поставляет данные путем реализации POP3. С распространением интернета в корпоративной культуре появились средства коммуникации и ведения групповой деятельности. Помимо голосовых чатов, электронных писем, стали возникать вебинарные-комнаты, задачники, видео-звонки. Подобные инструменты упрощают процесс ведения бизнеса и контроля выполнения задач.

Lotus и Microsoft соревнуются в интеграции приложений для групповой работы в web-браузере. Сделать это относительно непросто, ведь нужно учитывать особенности двух платформ и взаимодействие с ними пользователей.

Большинство групповых систем содержат:

  • антивирусную и защиту от спама и взлома, дабы обезопасить персональные данные пользователей;
  • список задач с интегрированным модулем контроля за выполнением поставленных работ;
  • системный календарь для хранения и уведомления пользователей о наступлении будущих дат и дедлайнов;
  • адресная книга, где хранится пользовательская информация о каждом участнике групповой работы
  • обмен сообщениями, обычно, построенный на базе электронной почты.

Выше указан необходимый минимум для полноценного взаимодействия внутри команды. Список может быть дополнен системой мгновенной отправки и получения сообщений, рассылкой, подпиской на обновления, предоставление доступа к совместной работе с документами и др.

Каждая система отличается функционалом и предоставляемой лицензией платформы. Некоторое программное обеспечение обладает простотой настройки, но высокой ценой. Есть системы, где без поддержки и помощи системного администратора не обойтись. Он будет курировать процесс взаимодействия внутри оболочки и контролировать ее работоспособность. Это сказывается на ее популярности, ведь не все мелкие фирмы могут позволить содержание дополнительного сотрудника.


Корпоративная почта

Автоматизация групповой работы в организации строится на единстве и быстроте принятия решений. Одна из удобных функций при работе в команде — корпоративная почта. Ее можно создать на собственном домене, или осуществить интеграцию с Яндекс.Почта или Google.Apps.

В результате такого подключения компания получает корпоративный почтовый ящик, от имени которого будут отправляться сообщения.

Наша компания предоставляет качественные услуги корпоративным клиентам. На нашей платформе возможно организовать видеоконференцию, провести видеозвонок или вебинар. Также, мы предоставляем средства для организации групповой работы.

Обращаясь к нам, наши клиенты получают полное администрирование их проектов, качественное обслуживание и консультации по любым вопросам.

Оцените функциональность профессиональных систем видеоконференцсвязи
Шаблоны для различных сценариев использования
Предварительно настроенные шаблоны:
Подключение аппаратных кодеков
Подключайте в конференцию переговорные комнаты посредством аппаратных кодеков ведущих производителей.
Аудио-конференции
Проводите аудио-конфренции на плохом интернете.
AdHoc аудио-конференции
Данный тип конференций предназначен для поддержки аудиоконференций на сип-телефонах.
Активация по голосу
Всем участникам доступна раскладка с функцией автоматического определения активного докладчика.
Администрирование
Управляйте мероприятиями централизованно из единого места вне зависимости от типа инсталляции и ее географического распределения.
Подключение телефонных абонентов
Приглашайте абонентов мобильной и стационарной телефонии в конференцию Mind в качестве участника.
До 200 докладчиков
Видео докладчиков транслируется всем участникам конференции.
До 1000 интерактивных участников
Участники конференции могут общаться с докладчиками и между собой при наличии доступа к микрофону.
До 10000 модерируемых участников
Участники конференции осуществляют коммуникацию в режиме модерируемого чата.
HD качество
Проводите конференции в высоком разрешении при наличии высокоскоростного доступа в интернет.
Подключение ip-видеокамер
Сотни или тысячи камер формируют большой видеопоток. Микшируйте на лету с помощью Mind на локальных узлах сети.
Доступ к экрану
Поделитесь своим экраном с другими участниками конференции.
Чат и дополнительные инструменты
Повышайте продуктивность обучения и совместной работы за счет групповых чатов, встроенных инструментов совместной работы.
Трансляции на внешние ресурсы
Повышайте охват аудитории за счет возможности трансляции конференции на внешние ресурсы.
Модерация
Добавьте слой модерации для конференций добавив ограничения прав участников.
Предварительно записанное видео
Поделитесь записанным скринкастом, любой видеопрезентацией или записью прошлой конференции. Просто загрузите и проиграйте.
Напоминания
Отправляйте автоматические напоминания о приглашении на мероприятие и о скором старте мероприятия.