Полное руководство по
удаленной работе

Несмотря на то, что концепция удаленной работы далеко не нова, далеко не все компании придерживаются единого мнения, когда речь заходит о их внутренней политике удаленной работы. Однако, может ли политика резко измениться, когда происходит глобальное форс-мажорное событие? Пандемия коронавируса (COVID-19) привела компании к необходимости адаптации в современном быстро меняющемся мире - ведь в конечном счете непрерывность бизнеса - основа роста любой компании. В этом руководстве мы предлагаем рассмотреть лучшие практики применения концепции удаленной работы для управленцев, впервые внедряющих политики удаленной работы, а также лучшие практики для людей, уже работающих удаленно.

Что касается нашей компании и нашей платформы, удаленная работа всегда была встроена в ДНК Mind. Наши сотрудники всегда имели и имеют возможность выбирать рабочее место в соответствие с нашей концепцией «Работа из любого места».

Определяющий момент в истории бизнеса

Поскольку распространение коронавируса с каждым днем становится все более серьезной проблемой, становится очевидным тот факт, что мир бизнеса будет затронут больше всего: обвал фондовых рынков, отмены международных конференций и форумов, ограничение компаниями даже несущественных поездок для своих сотрудников - все это в дополнение негативно скажется на компаниях, в дополнение к введению более жестких политик к удаленной работе.

Например, если обратиться к мировым практикам, то взаимодействие Apple с ее офисами в Китае настолько глубокое, что, как правило, около 50 топ-менеджеров Apple ежедневно мигрируют между Калифорнией и Китаем, что в текущих реалиях делать они больше не смогут, учитывая отмену рейсов в Китай из-за коронавируса.

Тем не менее, существуют ряд мер, которые вы можете предпринять, чтобы составить план готовности бизнеса к коронавирусу.
Если ваша организация впервые сталкивается с удаленной работы или хочет создать более структурированную политику по такой работе, ответы на ваши вопросы вы найдете в этой статье. Эти принципы и практики также могут быть применены в любой другой форс-мажорной ситуации (например, закрытие или забастовка общественного транспорта, природные катаклизмы, болезни и т.д.).

Что такое удалённая работа?

Удаленная работа предполагает, во-первых, гибкость работы из любой точки мира вне традиционных офисных помещений, будь то из-за поездки или расстояния до местного офиса, или по выбору. Во-вторых, сотрудники, работающие удаленно, могут делать это 100% времени или часть времени.

В зависимости от компании, команда может состоять либо полностью из удаленных сотрудников, либо сочетать как офисных, так и удаленных работников.

Почему удаленная работа важна?

Сегодня все больше и больше компаний внедряют политику "гибких" рабочих мест и переход на удаленную работу в качестве ответа на тренд быстрорастущей распределенной рабочей силы. Поэтому совсем неудивительно, что концепция удаленной или гибкой работы находится на подъеме.

Мировая статистика показывает, что 83% сотрудников считают, что им совершенно не обязательно находиться в офисе для того чтобы их работа была продуктивной. Более того, половина миллениалов убеждены, что единственными необходимыми инструментами для выполнения своей работы является их смартфон и ноутбук. И, как показывает практика, компании к ним прислушиваются.

Согласно данным Global Workplace Analytics, на сегодняшний день в США на 40% больше чем пять лет назад работодателей предлагают гибкие или дистанционные варианты работы. Исследование Стэнфордского института экономической политики показало, что продуктивность сотрудников повысилась на 13% после длительной работы на дому.

Дело не только в технологиях, но и в культуре

Политика удаленной работы создает новую рабочую парадигму, в которой работодатели, для того чтобы привлечь лучших специалистов, обязаны обеспечить им более гибкие варианты работы. Но в тоже время помнить о том, что оптимизация производительности удаленных работников требует целенаправленных усилий.

В Mind мы являемся сторонниками того, чтобы применять на практике то, что мы "проповедуем", поэтому всегда находимся в плотном контакте с нашими сотрудниками для создания внутри компании эффективной культуры удаленной работы. Платформа Mind сыграла важнейшую роль в создании бесперебойной связи и безупречного высококачественного взаимодействия в голосовой и видеосвязи, а также обмене сообщениями независимо от местоположения.

Но мы понимаем, что одних технологий недостаточно, для того чтобы по-настоящему развить культуру удаленной работы организациям необходимо объединить их с другими ключевыми элементами:
Культура / Люди: открытость, адаптивность и неиерархическая культура, которая ценит баланс между работой и личной жизнью

— Право нанимать: начинающих специалистов, которые будут хорошо работать за пределами традиционной офисной среды.
— Ориентация на производительность, а не на посещаемость - реальная мера оценки сотрудников.

Процесс / политика: при наличии правильной структуры организации могут расширить возможности своих удаленных работников. Это включает:

— Коммуникационные предпочтения сотрудников разных поколений должны ужиться в рамках компании.
— Внедрение в масштабах компании политики виртуальной работы и соответствующих мер безопасности.
— Разработка стандартов управления собраниями и проектами удаленно, работа с фрилансерами.

Лучшие практики удаленной работы

Компания Mind создает технологии для удаленной работы более 10 лет. Сотрудники компании работают из дома с момента основания. Мы приводим ряд рекомендаций, которые желательно соблюдать при работе на удаленке, чтобы не терять связь с вашей командой.

Рекомендации для компаний, устанавливающих политику удаленной работы

Общение - ключ к успеху
Любая политика удаленной работы должна иметь конкретные руководящие принципы в отношении коммуникации, чтобы сформировались четкие ожидания между руководством и персоналом.

Политика Mind гласит, что все сотрудники должны быть доступны по телефону, электронной почте или мессенджере в рабочее время. При этом лидеры должны находится в постоянном сотрудничестве с командой, чтобы определить верный вектор действий для вашего бизнеса.
Создание расписания
График удаленного рабочего времени должен быть заранее согласован между сотрудником и руководителем. Если такой график не был согласован заранее, то рабочее время сотрудника считается так же, как если бы сотрудник работал в офисе.
Определение приемлемости
В зависимости от отрасли и характера бизнеса, переход к удаленной работе может быть плавным. Однако для некоторых компаний возможно стоит подумать о приемлемости удаленной работы лишь для некоторых сотрудников, в зависимости от их ролей и обязанностей и критичности для бизнеса.
Компенсация и пособие
В разных странах законодательство и правила в отношении удаленной работы могут сильно отличаться. Работодатели должны учитывать юридические и кадровые нормы, чтобы максимально точно оценить объем расходов, связанных с переходом на удаленный режим работы.

Рекомендации для сотрудников, которые только начинают работать удаленно

Создайте рабочее пространство, в котором будете чувствовать себя комфортно
Само собой разумеется, что даже если у вас есть все необходимые оборудование для удаленной работы, нужно организовать правильное рабочее место. Найдите такое место дома, где вы можете с комфортом устроиться на несколько часов. Распланируйте график так, чтобы в нем нашлось время на перерывы, в том числе на обед, и на регулярные встречи. Даже в самой маленькой квартире можно реорганизовать свое пространство таким образом, чтобы чувствовать себя комфортно в течение всей рабочей недели.
Во время видеоконференций поддерживайте зрительный контакт с камерой, а не с экраном
Когда мы общаемся с людьми по видеосвязи, как правило мы смотрим в изображение на нашем экране и пытаемся говорить непосредственно с изображением.

Наша рекомендация, для установления более плотного личного контакта во время встречи - говорить и смотреть прямо в камеру, встроенную в ваш ноутбук или настольный компьютер, чтобы создавалось ощущение, что вы смотрите собеседникам прямо в глаза.

Это действительно помогает интенсифицировать связь и показывает, что вы концентрируетесь и полностью погружены в саму встречу.
Отключайте микрофон, когда не говорите
Будьте вежливы, отключайте микрофон, когда не разговариваете во время групповой встречи. Это особенно важно при работе из дома, когда бытовые детали, такие как домашнее животное или ребенок, может отвлечь внимание спикера.

В любом случае, достичь абсолютной тишины во время видеоконференции практически нереально, всегда существует потенциальный фоновый шум, который может быть крайне раздражающим для участников. Например, если вы находитесь в опенспейсе, фоновый шум вашего офиса может быть серьезной помехой для звонка.

Приглушая микрофон, вы делаете разговор более гладким и проявляете уважение к организатору и другим участникам встречи.
Для виртуальной встречи установите четкую повестку
В качестве организатора собрания, координирующего участие людей из разных мест (в том числе из разных часовых поясов), вы должны убедиться, что встреча пройдет гладко.

Перед звонком сообщите участникам повестку, чтобы каждый из них понимал ожидания от встречи. Как только встреча начата, рекомендуем первым делом представиться в качестве организатора собрания, определить роли участников, а также сделать ревью целей звонка.

Это может помочь участникам получить визуальное представление о гостях, предмете обсуждения, а также позволит заранее сформулировать свои вопросы или комментарии. Во время самого разговора обязательно соблюдайте правила этикета (если вы не говорите, отключите звук) и убедитесь, что другие участники вовлечены в разговор.

В конце встречи сделайте резюме того, что обсуждалось и обозначьте порядок действий, над которыми должен работать каждый член команды.

Какое оборудование необходимо сотрудникам для удаленной работы?

Удаленные работники нуждаются в надежном оборудовании для обеспечения качественной работы. На рынке всегда есть ряд доступных вариантов, которые помогут обеспечить высококачественные звонки и видео встречи.

Начать следует с того, что все сотрудники должны иметь надежный ноутбук и смартфон или планшет - как для выполнения работы из дома, так и для звонков и встреч в пути.

Кроме того, необходимо обеспечить надежное сетевое соединение, чтобы избежать сбоев в течение рабочего дня.

Каковы рекомендации по требованиям к домашней сети?

Последнее, что необходимо учитывать при настройке удаленного рабочего пространства, - это наличие надежного сетевого подключения. Мы рекомендуем использовать проводное соединение, когда это возможно.

Таким образом, ваш рабочий день не будет прерван из-за нестабильного подключения к Интернету, и ваши видеоконференции будут идти непрерывно. Если вы используете Wi-Fi, рассмотрите рекомендации PCMag или Lifehacker, чтобы узнать, как повысить уровень сигнала. Одним из способов обеспечения надежного подключения является использование соединения VPN (виртуальная частная сеть).

VPN позволяет удаленным пользователям иметь доступ к сети своей компании и, в свою очередь, получать доступ к файлам и ресурсам, которые они не смогут открыть, даже находясь не в офисной сети. Кроме того, VPN обеспечивает дополнительный уровень безопасности, сохраняя безопасность файлов, документов и IP-адресов вашей компании.